Que préparer pour sa remplaçante ?

Bonjour tout le monde,

Voilà, j'essaie de mettre de l'ordre petit à petit dans mes petites affaires au cabinet et je réfléchis à l'arrivée prochaine de ma remplaçante.
Donc, que lui préparer pour qu'elle soit aux petits oignons ?

Je pensais :
1. Etre à jour dans mes CR (ouille, va falloir que je me donne un coup de pied au derrière ).
2. Tout facturer avant de partir, dans la mesure du possible, on n'est jamais à l'abri des têtes en l'air...
3. Mettre un petit mot dans un carnet ou dans le dossier sur chaque patient : comment ça se passe, où en est, facturer toutes les X séances, ce genre de petites infos.
4. Ravitailler le cabinet en timbres et autres consommables
5. Faire le grand ménage
6. Purger l'agenda des évènements perso qui ne regardent que moi (ben oui, j'en ai pas 36, alors l'anniversaire de tata Odette, elle s'en fout ! )
7. Changer l'annonce du répondeur pour que personne ne m'appelle sur mon portable pendant que je suis occupée ailleurs...

Questions subsidiaires :
Aviez-vous, pour ceux qui ont été remplacés, fait rediriger votre courrier ? Je ne sais pas encore si elle aura la possibilité de passer de temps à autre me le déposer, par exemple, et je n'ai pas du tout envie de faire le trajet une fois par semaine pour gérer les bourdes de la Sécu. Autant payer 30 € et être tranquille et faire tout ça chez soi.
Quel est le matériel à fournir à la remplaçante impérativement ? (papier stylos etc.)
Avez-vous laissé les documents types relevés de compte et autres dans le bureau ou dois-je tout rapatrier à la maison ?

Il me semblait qu'on avait déjà évoqué ce genre de choses dans un sujet mais je ne me rappelle plus dans lequel !

Merci d'avance pour votre contribution !

Cécile Mon Dieu qu'est-ce que je deviendrais sans Orthogestion ?

Tu as déjà pensé à pas mal de choses.
Pour ma part, en général je laissais un petit memo sur le fonctionnement du logiciel de gestion.
A chaque fois, je me suis fait remplacée pour une jeune diplomée dont c'était le 1er rempla et le logiciel les faisait un peu paniquer.
Donner aussi les adresses des caisses pour envoyer les DAP.
N'amène chez toi que ce dont tu peux avoir besoin et ne laisse pas à vue ce que tu n'as pas envie qu'il ou elle consulte.
Pour le courrier, il faudra bien que vous vous rencontriez pour la rétrocession, elle peut te le donner à ce moment là. C'est un point que vous pourrez aborder lors des entretiens préalables.

Bon courage pour les dernières semaines !

Déboucher les toilettes ?

Evi!

c.m a écrit:
Il me semblait qu'on avait déjà évoqué ce genre de choses dans un sujet mais je ne me rappelle plus dans lequel !

Pareil: je suis persuadé qu'on en a déjà parlé parmi les 234165 messages... mais je n'ai pas retrouvé.

Déboucher les toilettes, c'est fait depuis mercredi dernier, ouf.

Prions Saint Destop que ça ne recommence plus !

j'avais laissé un répertoire à jour avec tous les numéros des patients et fait un petit courrier aux principaux médecins prescripteurs pour leur annoncer mon remplacement, laissé mouchoirs, ampoules, dap en réserve , envloppes, timbres, stylos and co; pour le moment je ne me rappelle rien de plus! j'avais présenté chaque patient à la remplaçante aussi

Tu ne présentes pas les patients à la remplaçante (ou le contraire !) ?

Ça dépend sur qui tu tombes, déb ou pro, anxieux ou cool... Mais surtout, pense à lui laisser tes numéros de téléphone, pour qu'elle puisse te demander ce que tu auras, inévitablement, oublié de lui préciser.
Pour le reste, moi je pense que je lui proposerais un rv régulier, peut-être 1/2 heure en fin de journée au moins au début... Pour répondre aux inévitables questions, gérer les imprévus, régler la rétro, récupérer le courrier... et prendre sa température (sens figuré, hein)

Pirouette a écrit:Tu ne présentes pas les patients à la remplaçante (ou le contraire !) ?

C'est ce que je pensais aussi.

C'est malheureusement impossible.... Elle débarque de la Réunion juste avant le début du remplacement...

Du coup mes patients savent quand elle arrive et comment elle s'appelle, mais c'est tout !

Et pour présenter ses patients, ça impliquerait qu'on passe une semaine ensemble , non ?

oui c'est ce qu'on avait fait en juin; une semaine ensemble et ça a bien facilité les choses; les seules personnes qui ont eu "un peu de mal" au début sont principalement celles qui étaient déjà parties avant cette semaine de transition

Ma remplaçante n'avait pu non plus être présentée aux patients avant son arrivée... et ça s'est très bien passé quand même.
On avait quand même pris une journée ensemble, sans patient, pour que je lui montre ce qu'il fallait (logiciel de télétransmission, place des docs administratifs, rangement du bureau.. .)On avait discuté ensemble des patients avec pathologie "plus lourde"; et je lui avais montré (puisqu'elle n'était pas du coin non plus) le chemin pour les domiciles, la poste, la CPAM, les cabinets des prescripteurs pour y déposer les comptes-rendus. Je lui avais fait un petit topo (rapide hein) dans chaque dossier pour expliquer où nous en étions dans la prise en charge et surtout ce que j'avais prévu de faire à la séance suivante pour qu'elle ne se sente pas perdue. J'avais bien sûr choisi dans la mesure du possible une activité ludique, appréciée du patient pour le mettre en confiance. En rouge, les choses à savoir sur le patient, les "gaffes" à éviter... Les dossiers étaient bien à jour...
Et le premier soir, après sa journée, j'étais repassée au cabinet pour faire le point avec elle sur toutes les petites choses auxquelles on n'avait pas pensé...Après, on ne se voyait qu'une fois par mois pour la facturation et la rétrocession...
Et comme toi, j'avais fait le plein de feuilles, stylos, toners, timbres, enveloppes pour les DAP...
Et à mon retour de congé mat', elle m'avait rendu la pareille: bureau rangé et nickel, dossiers à jour, petit topo sur les patients et première séance "préparée"!
Je te souhaite, c.m que ça se passe aussi bien pour toi!

c.m a écrit:!

Et pour présenter ses patients, ça impliquerait qu'on passe une semaine ensemble , non ?

Je voyais ça comme ça

Une semaine où elle assiste aux séances, elle est présentée au patient, elle peut feuilleter le dossier et vous pouvez en parler

Moi en tant que remplaçante, je n'ai JAMAIS fait une semaine complète auprès de mes "remplacées" souvent parce que le sort en a décidé autrement.

Honnêtement ce n'est pas très grave, et puis, ça veut dire que sinon le remplaçant doit passer une semaine en "bénévole" dans le cabinet... Pas toujours très valable cette affaire

Par contre, je les ai TOUJOURS rencontrées physiquement avant, pour voir le cabinet, connaitre la personne et son fonctionnement, et visualiser l'agenda des premières semaines... Avec des dossiers à peu près bien tenus, franchement, ça se fait tout seul

Bien entendu, tous les patients étaient toujours prévenus à l'avance de mon arrivée... Dans les autres professions, on vous présente le remplaçant systématiquement avant de passer le relai ?!?

Un petit conseil bien pratique pour moi : à défaut de pouvoir taper tous les CR à temps, mettre un post-it au début de chaque dossier avec les principaux objectifs de la PEC, ça peut être une aide trèèèès précieuse ! Mais s'il y a des bilans de renouvellement de prévus, il me semble indispensable d'avoir le bilan initial.

Ensuite, se voir régulièrement (1 fois par mois minimum) permet de recadrer certaines choses, de vérifier la rétro ensemble et surtout de tenir informé le titulaire de la vie de son cabinet

Je rebondis sur ce post' pour ne pas en ouvrir un autre...:

Faut-il déclarer sa remplaçante à la Sécu ? (sachant qu'elle ne télétransmet pas, même pas en dégradé)
La CPAM me dit que non, mais je préfère croire les Grands Informés d'OG que la CPAM...!

Par exemple, si j'ai besoin ensuite de justifier qu'elle m'a remplacée pour toucher mon aide à la maintenance et à la télétransmission malgré le nombre de feuilles de soins plus important, cela peut-il m'être utile de l'avoir déclarée au préalable ?

Merci à vous !

Si Si ... La CPAM m'avait demandé de faire deux courriers (un pour le dossier pro, un pour le dossier perso) pour donner la date de début, puis d'en refaire un à ma reprise. C'était en 2012 et en 2014.
Rappelle les ...

Pfff... 'sont pénibles ! En plus tout change d'un département à l'autre, alors... Enfin bon, ce n'est pas long à faire mais ça se rajoute à la liste, quoi !

Merci Sté en tout cas !
Mais du coup tu avais envoyé les deux courriers à la même adresse ? Je ne comprends pas l'utilité de faire un courrier "perso" dans cette histoire ?

Probablement dossier pro pour la prime télétrans, et dossier perso pour ce qui concerne tes indemnités? On voit souvent que ce ne sont pas les mêmes services alors...

Mes indemnités me sont versées suite à l'envoi de l'arrêt de travail accompagné d'une attestation sur l'honneur, mais rien à voir avec le nom de ma rempla... Si je n'avais pas de rempla, ils m'auraient versé mes indemnités quand même, j'espère !!

Enfin en l'occurrence, la CPAM pro et la CPAM perso ont la même adresse, donc je ne vois pas bien l'intérêt d'envoyer deux courriers... Ou alors il faut préciser les services, peut-être...

De rien. J'ai les courriers pas trop loin, si ça t'intéresse je te dis ce que j'avais dû noter dedans.
Même adresse ou pas, je ne sais plus mais il y en avait un pour mon dossier assuré et un pour mon dossier pro.

Au deuxième appel à la CPAM, la dame au bout de fil me lit ce qu'il est prévu en cas de remplacement, et parmi les directives : "prévenir la Caisse".
Ha. Ha. Ha.

Bon, les directives ne disent pas comment prévenir, du coup elle me fait rappeler par le service Expert (c'est vrai que ça demande teeellement d'expertise de répondre à cette question) sous 3 Jours ouvrés. Et si l'Expert décrète qu'il faut un courrier, alors je devrai en faire un.

Je vais le faire directement, je pense. Pour le cas où j'accoucherais avant qu'il me rappelle.

Pour info, je vous tiens au jus : l'Expert m'a dit que c'était à ma remplaçante d'informer la Caisse, et qu'elle allait devoir le faire via tous les papiers à faire en début d'exercice dans un département donné : quelque chose du genre qui finit par se faire, via l'URSSAF, au bout de 30 jours d'exercice... Bref, je n'ai pas tout compris par quelle opération du Saint-Esprit la CPAM serait ensuite au courant (et surtout si le congé mat' ne serait pas terminé d'ici-là) !

Et comme il m'a aussi parlé du Conseil de l'Ordre des Orthophonistes, j'ai tendance à ne pas le croire sur parole, donc je fais un courrier quand même... ^^