ALERTE POUR LES ORTHOS DU 92 : A DIFFUSER

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ALERTE POUR LES ORTHOS DU 92 : A DIFFUSER

Message par Alain Alvo le Jeu 7 Avr 2016 - 21:13

Bonsoir tout le monde,

Nous avions déjà eu ce problème en 2011 et j'avais rédigé un texte explicatif sur les particularités de la facturation des orthophonistes. Ensuite, ce problème est resté "en sommeil"... jusquà hier.

Voici donc ce que j'ai reçu, ainsi que ma collègue et beaucoup d'autres orthophonistes du département :

Copié-Collé :

""La CPAM des Hauts-de-Seine a réalisé une étude sur les délais d'envoi de vos facturations.

En effet, lorsque vous facturez en FSE, vous devez le faire sous

   3 jours ouvrés en cas de paiement direct de l'assuré ;
   8 jours ouvrés lorsque l'assuré bénéficie d'une dispense d'avance de frais.

Et cela conformément à l'article R161-47 du code de la sécurité sociale.

Or les résultats de l'étude sur les actes remboursés en février 2016 montrent que vous ne respectez pas ces délais réglementaires.

En effet, votre délai moyen s'établit à 24,29 jours pour 7 décomptes traités.

La réduction des délais de remboursement des prestations dues aux assurés comme aux professionnels de santé est une priorité majeure pour l'Assurance Maladie.

Je vous invite à respecter le texte règlementaire sus-indiqué et vous prie d'agréer, Monsieur, l'assurance de ma considération distinguée.""



Le problème principal, outre les raisons que vous connaissez déjà (par exemple : carte vitale oubliée le jour du paiement et présentée la semaine suivante) concerne la facturation de séances en série, "à cheval" sur deux DAP distinctes. Soit, par exemple, pour une facturation habituellement prévue toutes les cinq séances,  la facturation des deux dernières séances de la DAP 1 de 30 séances au total et des trois premières séances de la DAP 2 de 20 séances au total, dans le cas d'un renouvellement.

Eh bien, le jour de la facturation, si le patient a une seule séance hebdomadaire (et s'il est venu régulièrement) il se sera écoulé trois semaines après la facturation de la dernière séance de la DAP 1. Or, cette facturation des deux DAP 1 et 2 donne lieu à deux factures distinctes et la CPAM interprète alors une "rétention de fse" (c'est le terme employé dans le titre du mail émanant de la CPAM) pour les deux séances de la DAP 1 car elle déclare ne pas pouvoir savoir quel est le jour du paiement effectif des séances.

Voici, pour ceux qui auront la patience de le lire, le texte explicatif que j'avais écrit en 2011 et que j'ai renvoyé à la CPAM du 92 ainsi qu'au SDOP qui nous a sollicités aujourd'hui (les commissaires paritaires du 92) pour une autre orthophoniste du département ayant reçu, elle aussi un mail analogue de la CPAM 92 et qui était visiblement très secouée, ne comprenant pas ce qu'on lui reprochait car elle télétransmet chaque soir...


Texte copié-collé (les noms des intéressés ont été retirés) :


               "" DIFFICULTES RELATIVES AU DELAI DE TRANSMISSION DES FEUILLES DE SOINS

Comme nous en avions fait part, lors de la dernière Commission Paritaire des orthophonistes, le 5 avril 2011, et après réception d’un second rappel, émanant de la CPAM 92, reçu par mail, je vous demande de bien vouloir considérer et d’agréer, les circonstances particulières suivantes, quant au non-respect du délai de transmission des feuilles de soins :

Il existe des circonstances particulières, mais néanmoins très fréquentes, pour lesquelles le délai de transmission des feuilles de soins (3 jours ouvrés en cas de paiement direct par l'assuré et 8 jours en cas de dispense d'avance des frais) est impossible à respecter, indépendamment de la volonté de l’orthophoniste. Car, contrairement aux médecins et à d'autres professionnels de santé, les actes d'orthophonie (hormis les bilans) sont facturés par séries (de trois actes ou plus) ce qui entraîne forcément, et très souvent, des décalages entre le dernier acte effectué et sa date de facturation.

En ce qui me concerne, je facture et je télétransmets, dans la foulée (sauf, bien entendu, problème de connexion internet) le jour du règlement des actes.

Cela n'empêche pas les quelques exemples de décalages, énoncés de nouveau, ci-dessous ;
ces quelques exemples se vérifient néanmoins très fréquemment :

- Le cas, qui est peut-être le plus fréquent, où la facturation peut paraître tardive, par rapport au dernier acte effectué : c'est lorsque l'acte, qui paraît être le dernier acte effectué, ne l'est pas ...
Explication : C'est lorsqu'on est "à cheval" sur deux séries d'actes, chaque série correspondant à deux ordonnances distinctes, pour cause de renouvellement de traitement.
Par exemple, en cas de règlement toutes les cinq séances : Si l'on se trouve dans le cas où l'on facture les deux dernières séances d'une série de 30 AMO 10,1 et les deux premières séances de la série suivante de 20 AMO 10,1 ; le jour de la facturation de ces cinq séances, la dernière séance de la série de 30 sera facturée, au plus tôt (si aucun rendez-vous n'a été annulé entre temps) trois semaines après la date de cette dernière séance, puisque nous sommes obligés dans ce cas, d'établir des feuilles de soins distinctes : cela pourra encore être interprété comme un retard de facturation.

- Un patient (ou les parents d'un patient) ayant oublié son(leur) chéquier le jour du premier bilan orthophonique (et n'ayant pas suffisamment d'espèces, ou pensant, par exemple, que l'orthophoniste acceptait la carte bleue) , ne voulant pas revenir "exprès pour payer" avant la première séance prévue 15 jours plus tard, compte-tenu du délai requis pour la DAP, ou encore désirant payer le bilan orthophonique, en même temps que la première série de séances facturées : plusieurs jours, voire dizaines de jours, de décalage entre le bilan effectué et son paiement effectif, donc sa facturation.

- Un patient qui devait payer a oublié son règlement "à la maison, sur la table" ; le chèque était déjà rempli ; à la séance suivante, il apporte le règlement initialement prévu : en cas de séances hebdomadaires, il y a une semaine de décalage : cela arrive, très fréquemment, avec des enfants venant seuls en rééducation.

- Deux enfants de la même famille suivis par un même orthophoniste (une séance hebdomadaire, le même jour à deux horaires différents) : le rendez-vous précédent ayant été annulé, pour cause d'empêchement, alors qu'un règlement des séances était prévu ce jour-là ; puis, un seul des deux enfants vient au rendez-vous suivant, car l'autre est malade : le règlement des séances des deux enfants est alors effectué, mais, pour l'enfant qui est malade, le dernier acte, effectué et facturé, date alors de 15 jours auparavant ; si en  plus, cela se produit à la veille des grandes vacances scolaires, il est difficile de reporter le paiement à la séance suivante.

- Un patient qui devait venir en rééducation, et payer les séances effectuées, juste avant une période de vacances ; ce patient, le jour où la séance était prévue,  tombe malade, ou, s'il s'agit d'un enfant, il part en vacances, par exemple, chez ses grands-parents, alors que cela n'était pas initialement prévu : les parents ne peuvent pas venir régler tout de suite, et même, s'ils le peuvent, la dernière séance effectuée et donc facturée, date de la semaine précédente + éventuellement, quelques jours.

- Un patient "mauvais payeur" effectue un bilan ou plusieurs séances puis "disparaît" sans payer les actes effectués, ayant prétexté, par exemple, un oubli de chéquier : après de multiples courriers et coups de téléphone, il accepte, finalement, de régler les séances dues : il aura pu ainsi se passer plusieurs semaines voire quelques mois, entre le dernier acte effectué et sa facturation.

- Etc.

Il existe donc, effectivement, de très nombreuses circonstances qui sont ainsi subies par le professionnel de santé. Il semble logique de facturer et de télétransmettre (ou de délivrer une feuille papier, si problèmes techniques) le jour du règlement des actes ; mais il est parfois, voire souvent, impossible de faire coïncider le date du paiement avec la date  du dernier acte effectué.

Des mails relatifs à ces difficultés ont précédemment été envoyés et transmis à Monsieur X ;  la requête pour que ces éléments soient présentés en Commission Paritaire Départementale, vise à solliciter une diffusion vers la Commission Paritaire Nationale des orthophonistes.""
  flower
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Alain Alvo

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Re: ALERTE POUR LES ORTHOS DU 92 : A DIFFUSER

Message par aurore ... le Jeu 7 Avr 2016 - 21:35

.... je ne comprends pas trop le texte de loi Embarassed Embarassed Embarassed ...
.. ça veut dire qu'il faut facturer rapidement des séances ?
... ou ça veut dire qu'il faut télétransmettre rapidement les feuilles de soins ?
... ou ça veut dire que lorsqu'on facture il faut que le jour où on facture un ensemble de séances la dernière séance date du jour de la facturation ? geek
... ou rien de tout ça ? geek
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Re: ALERTE POUR LES ORTHOS DU 92 : A DIFFUSER

Message par Alain Alvo le Jeu 7 Avr 2016 - 21:51

Bonsoir Aurore,

Ça veut dire "dans l'absolu" que lorsque tu factures une ou des séances, le délai écoulé entre la date de la dernière séance facturée et la télétransmission ne doit pas excéder les délais indiqués et rappelés par la CPAM dans mon mail précédent. Dans le cas de séances facturées "en série", pour une même fse, c'est la date de la dernière séance effectuée et facturée qui donne le départ du délai en question, même si plusieurs semaines se sont écoulées entre l'avant-dernière séance facturée et la dernière séance facturée.
Le problème qui se pose concerne les séances à cheval sur deux DAP distinctes puisque dans ce cas, c'est la dernière séance facturée de la DAP1 qui donne le départ du délai pour la DAP 1.

Concrètement, dans ce cas de facturation de séances de DAP1 qui sera suivie de séances de DAP 2, ça veut dire que nous devons surveiller l'approche de la fin de la série de séances pour la DAP 1 et prévoir de facturer et de télétransmettre quel que soit le nombre de séances concernées, dans un délai maximum de trois jours ouvrés (si paiement direct) après la dernière séance de la DAP 1. flower
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Re: ALERTE POUR LES ORTHOS DU 92 : A DIFFUSER

Message par aurore ... le Jeu 7 Avr 2016 - 21:55

ah ok, merci Wink
Bonsoir Alain sunny
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Message par vallie le Ven 8 Avr 2016 - 11:21

Bonjour,

merci Alain pour ce texte, je viens donc de trouver la réponse à ma question du jour. Ceci étant, l'une de nos collègues, ayant reçu ce document, a envoyé un mail à la CPAM pour demander des explications et une fort gentille ( !!) petite dame l'a rappelée ce matin et lui a expliqué ... tadaaaaam... qu'il nous fallait facturer et télétransmettre à chaque séance !
Notre collègue lui a bien expliqué que ce n'était pas trop possible mais la petite dame lui a répondu qu'elle comprenait bien la difficulté mais qu'elle n'était pas décisionnaire ...
Il s'agit bien évidemment (enfin àmha) d'une erreur d'interprétation des textes par quelques zélés de la CPAM (sinon, pourquoi diable y aurait-il 6 lignes sur les feuilles de soins ?? ) mais nous risquons de devoir nous battre un peu ...
bonne journée à tous !
--
Valérie
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Re: ALERTE POUR LES ORTHOS DU 92 : A DIFFUSER

Message par Alain Alvo le Ven 8 Avr 2016 - 11:53

Hello Valérie,

Comme cela a déjà été dit ici et là, quand on appelle la CPAM, les réponses ne sont pas toujours les mêmes, selon la personne que l'on a au bout du fil...

Le problème est connu, j'ai écrit au SDOP, contacté et envoyé un mail à notre interlocutrice CPAM/commission paritaire, envoyé un message par voie postale (car impossible de répondre par mail) au service concerné et émetteur de cet avertissement (en joignant le texte que j'avais écrit en 2011) et nous allons en reparler lors de notre prochaine commission paritaire de mai prochain.

En attendant, il faut, par exemple, faire attention de facturer et de télétransmettre les fse des dernières séances des "DAP1" en temps et en heure... flower
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Message par MarcoG le Ven 8 Avr 2016 - 13:14

A croire que ces employés de la sécu n'ont jamais eu affaire aux soins d'un ortho, un kiné, une infirmière ou même un dentiste...
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Re: ALERTE POUR LES ORTHOS DU 92 : A DIFFUSER

Message par vallie le Ven 8 Avr 2016 - 18:47

Merci Alain !
Je m'en vais d'un pas guilleret vérifier mes facturations entre 2 DAP ;-)
Bon we !
--
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Re: ALERTE POUR LES ORTHOS DU 92 : A DIFFUSER

Message par Claudie le Sam 9 Avr 2016 - 16:49

Je ne comprends pas : il y a des gens qui attendent 24 jours avant de télétransmettre une série ?
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Re: ALERTE POUR LES ORTHOS DU 92 : A DIFFUSER

Message par laurent Gretcha le Sam 9 Avr 2016 - 17:45

Non, mais si une séance de la série facturée appartient dépend d'une autre dap que les autres, on peut facilement atteindre 3 semaines. Pour moi qui facture en gros toutes les 4 séances, ça peut m'arriver plusieurs fois par an...
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Re: ALERTE POUR LES ORTHOS DU 92 : A DIFFUSER

Message par La croquette le Sam 9 Avr 2016 - 22:35

Claudie a écrit:Je ne comprends pas : il y a des gens qui attendent 24 jours avant de télétransmettre une série ?
Oui cela peut m'arriver en neuro, en particulier quand il y a des congés entre temps. Je peux facturer d'un coup car sinon je dois prendre mon lecteur au dom.
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Message par Claudie le Dim 10 Avr 2016 - 10:14

Donc il faudrait facturer rapidement les dernières séances d'une série avant les suivantes...
Et Croquette, transporter ton lecteur de cartes au domicile du patient plus souvent.. Smile
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Re: ALERTE POUR LES ORTHOS DU 92 : A DIFFUSER

Message par laurent Gretcha le Dim 10 Avr 2016 - 11:37

Oui, en gros c'est ce que disait Alain Smile
Et il aurait rajouté qq chose comme

Moralité:
Si tu ne veux pas être em..dé
N'oublie jamais de facturer
A la fin de chaque série
Sans attendre vingt quatre jours, Claudie
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Re: ALERTE POUR LES ORTHOS DU 92 : A DIFFUSER

Message par Claudie le Dim 10 Avr 2016 - 15:44

Bonne synthèse Very Happy
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