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Un peu d'ordre que diantre !

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Message par laitmiel le Mar 25 Jan 2011 - 14:48

Avec une hésitation sur l'endroit où poster ce message...

Alors alors, bonjour à tou(te)s !

Après une petite année et demie d'exercice je cherche toujours un moyen de classement et d'organisation concernant les dossiers des patients en cours...
Comment fonctionnez-vous très concrètement ?
Quel type de matériel/papèterie ? (des chemises, des dossiers, des couleurs ?)
Que glissez-vous à l'intérieur ?
Qu'avez-vous en physique et en virtuel ?
Avez-vous des documents types pour chacun (style renseignements administratifs, anamnèse avec questions préétablies) ?
Photocopiez-vous systématiquement l'ordonnance ? La mutuelle ? CMU ? ALD ?
Que gardez-vous comme trace de vos séances (petit compte-rendu, feuilles volantes, annotations sur l'ordi ?).

Bref, si je suis curieuse du détail c'est que je sens vraiment que ma propre organisation se cherche et est perfectible et en même temps j'ai du mal à cibler ce que je dois changer.

Merci beaucoup par avance pour vos réponses diverses et colorées !

L.

NB : L'un de mes soucis actuels est que je fais pas mal de choses du boulot à la maison le week-end (compte-rendus de bilan, tout ce qui est compta, factures, télétrans...). J'ai donc à la fois des documents au cabinet et aussi chez moi. Je scanne le maximum pour avoir accès à tout où que je sois...


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Message par ptite_lili le Mar 25 Jan 2011 - 15:07

Bonjour,

Un an et demi d'exercice pour moi aussi, et idem, l'organisation est parfois un peu prise de tête (2 collaborations dans 2 cabinets assez éloignés).

J'ai acheté ça : [Vous devez être inscrit et connecté pour voir ce lien] pour ranger les dossiers en cours. Je les ai organisés par demi-journées. Et dès que j'ai un rendez-vous qui change, paf, le dossier change de place, comme ça je limite le temps de recherche du dossier quand le patient arrive. Facile à trimballer, mais le risque c'est qu'il est parfois un peu lourd (si tu vas au boulot en vélo...)

Dès qu'un dossier doit être archivé, ce sont mes titulaires qui s'en chargent (elles garderont le dossier pas moi). Et elles ont toutes les deux des systèmes différents...

Pas de photocopieuse au bureau, j'ai donc un récapitulatif de tous les renseignements administratifs de mes patients dans la chemise du dossier, avec date de l'ordo, prescripteur, son n°, et date de la DEP etc... (heureusement que j'ai une imprimante) Et sur feuille blanche (agrafées dans l'ordre chrono), je fais un résumé des séances et des progrès après chaque séance. Comme ça, si mon pc plante, je peux retrouver le total des séances (j'ai parfois tendance à oublier de les reporter sur la sous-chemise...

Voilà pour te répondre brièvement.

Bonne journée
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Message par propylene le Mar 25 Jan 2011 - 15:08

Quelques réponses [Vous devez être inscrit et connecté pour voir ce lien]

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Message par laitmiel le Mar 25 Jan 2011 - 15:12

Merci Propy, j'avais lu cette discussion avec intérêt.

Mais là, il s'agit vraiment pour moi du classement des dossiers patients, de quoi mettre et comment le mettre...
Je sens que je nage encore pas mal. (et ça craint, je suis fille de documentaliste)

L.
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Message par clomatisse le Mar 25 Jan 2011 - 15:14

chemise cartonnée de couleur pour les dossiers patients;
pochette pour impayés, une autre pour facture, une autre....en fait à la fin je mets dans la première pochette qui me tombe sous la main. et je trie à chaque vacances.
physiquement j'ai tout (mais ça tout le monde le sait, hein Wink ) en fait je n'ai encore rien trié des dossiers patients. donc j'ai vraiment tout tout tout. (il va bien falloir que je m'y mette un jour vu le nombre de boîtes à archives....), j'ai un double de chaque ordo dans un tas bourré au fond d'un de mes placards. j'ai une photocopie de chaque carte mutu (ici dans le sud, en tout cas à NIce, aux dernières nouvelles, on nous incite au tiers payant quasi systématique contrairement aux autres régions d'après ce que j'ai compris).
virtuellement j'ai quasiment rien. (courrier mutuelle, CR). j'ai des modèles de CR avec plein de tableau excel. je complète les trous qui restent. mais récemment j'ai changé de matos de bilan alors il faut que je recommence. rgmlmlmllgmr
donc grosso modo c'est à moitié le boxif, à moitié organisé. mais ça me va.

donc pas d'inquiétude. il me semble que tu es déjà grandement organisée.
il faut que Marie (dite la sage) te réponde. elle est super organised et donc super migraineuse.
voilà en vrai Marie:
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Message par laurent Gretcha le Mar 25 Jan 2011 - 15:32

Pour moi une chemise cartonnée par patient, classée dans l'ordre du planning.
A l'intérieur, 4 sous-chemises:
administratif (liste séances, photocops ordos et dep, courriers divers, notes sur coups de fil etc)
en cours: une fiche avec une ligne pour chaque séance, activités en cours et à revoir
prévus: ce qui est en attente: quelques préparations, du travail d'avance ou mis de côté pcq trop difficiile
terminé: archives des CRs, des activités terminées, et des anciennes fiches de séances
C'est pas parfait, mais c'est comme ça que je m'y retrouve le mieux.
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Message par La pie bavarde le Mar 25 Jan 2011 - 15:56

Dis donc m'dame Clomatisse, t'as loupé mon post sur l'ex-pli-ca-tion de mes migraines ou quoi?

Oui, je suis super migraineuse, oui je suis super organisée et même très efficace Embarassed (je crois que ça n'a aucun rapport, mais après tout va savoir, souvent on ne voit pas la poutre qu'on a dans l'oeil), je vais t'expliquer tout ça quand j'aurai le temps, promis. as-tu un logiciel de gestion de cabinet Laitmiel?

Attention Clomatisse, question organisation, tu vas prendre la pâtée! geek

A très vite,,

Marie flower
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Message par La pie bavarde le Mar 25 Jan 2011 - 21:33

Donc, une question sur l'organisation.

Chouette, c'est mon pêché mignon, l'organisation.

Croyez-moi si vous voulez, je suis une bordélique qui déteste le bordel. je vous jure que c'est vrai. je suis fondamentalement bordélique, mais ce que je désteste par-dessus tout, ce qui me fout des allercgies, c'est de devoir chercher. Chercher est une perte de temps insupportable, du coup, je range mon bordel...pour pas devoir chercher. Ma surorganisation (car c'en est) vient de là. Pourtant je désteste, aussi, ranger...ben oui, je suis pleine de paradoxes, mais à l'arrivée, c'est organisé. On pourrait aussi dire ambivalence, bref, tout ça ne nous dit pas comment je range tout, tout le temps au cabinet.

Un peu d'histoire. Je me suis installée en 1992. A l'époque, je ne rangeais rien, je me contentais d'accumuler la paperasse et de la coller dans des boîtes, en attendant d'avoir une bonne idée. Or, j'avais déjà des migraines (ça, c'est pour Clomatisse, pour sa comprennure).

Au bout d'un moment, je commence à faire des "dossiers patients", je les mets dans un placard quand les patients ne viennent plus, un jour le placard est plein...je vous passe les détails, au bout de 13 ans je me retrouve, le dimanche, à supplier mon mari de venir m'aider à descendre mes dossiers archives dans la cave. Et au bout de 13 ans donc, l'étagère de la cave est remplie d'immenses "boites à boîtes à archives) et je commence à empiler par-dessus, et là, j'me dis "Marie c'est plus possible, faut faire quelque chose".

j'ai décidé, ce dimanche là, d'un coup d'un seul de passer au tout informatique et de condamner à "la peine de poubelle" tout papier ayant des intentions de prétendre détourner mes sages résolutions.

Quelques années plus tôt, j'avais fait l'acquisition de Ortho+4000, alors j'ai décidé de m'en servir à fond, et de tout exploiter. Et je l'ai fait.

En pratique, dans Ortho+ 4000, j'ai un dossier par patient. Dans ce dossier, tout est prévu pour un classement et un rangement à faire pâlir les plus grands documentalistes! donc, chaque CR va dans le dit dossier. mes notes de contenu de séance, aussi. Les prescriptions sont scannées dans le dit dossier. Chaque courrier reçu de l'extérieur (médecins, hôpitaux) est scanné et renommé dans le dossier. Les traitements avec mes dates de séances etc sont tenues au fur et à mesure de ma pratique. Le logiciel prévoit aussi que tout l'administratif (coordonnées de tous les correspondants, absolument tous) soit relié au dossier.

Bref, dans ortho+ 4000, tout tient dans le dossier patient, absolument tout.

mon agenda est aussi informatisé (ortho+4000).

J'ai, pour chaque patient, un dossier papier: une chemise cartonnée dans laquelle viennent les papiers de la PEC: prescriptions, support de rééducation, courriers de l'extérieurs (mais tout est en double dans le PC, comme décrit).

A la fin de la PEC, je jette tous les papiers, puisque tout a été scanné (au jour le jour, pas de grosse somme de travail à fournir) et les supports de rééducation sont remis à la famille. je pousse le bouchon jusqu'à faire signer une lettre à la famille, attestant que j'ai remis ces pièces, lettre qu je scanne dans le dossier du patient. Comme ça, si un jour je dois justifier de quoi que ce soit, j'ai tout (et plus).

Par exemple, si je fais signer un papier attestant que je suis libére du secret professionnel pour m'entretenir avec un enseignant, c'est scanné dans le dossier.

de la sorte, en quelques clis, j'ai tout sous la main, à n'importe quel moment.

Le tout est géré au jour le jour et sauvegardé chaque soir sur une clé USB qui retpart avec moi, dans mon sac à main. Arivée at home, je rebalance le contenu de la clé dans moin PC à la maison où j'ai le logiciel. Si on me cambriole au cab, j'ai tout, ailleurs. mon travail est toujours avec moi et à des endroits différents. Quand je pars en vacances, les sauvegarde sont au coffre-fort (je vais toujours au bout des choses, je fais à fond, ou je ne fais pas).

Ca peu paraître dingue, décrit comme ça. En pratique, c'est très facile, cela ne demande pas de travail, seulement de la rigueur, et au final, c'es très très confortable. je ne me flippe jamais, jamais, jamais, pour un malheureux papier!

Toute ma compta est aussi sur Ortho +, bref...tout est comme ça.

Avec 18 ans de cabinet, je ne regrette pas du tout cette oragnisation (néanmoins tardive, dommage) car j'en tire de grands bénéfices.

Il arrive que des grandes filles (16/18 ans) reviennent après une PEC dans leur jeune âge. pour celles qui sont passés dans mes mains après cette organisation, je retrouve tout en quelques clics. Pour d'autres...c'est à la cave...et je n'ai absolument pas le courage d'aller y déterrer le dossier archivé, même si tout est à peu près rangé dans des boîtes.

Si tu veux dd'uatres détails, tu demandes, sinon tu viens faire un tour, je te montre tout Very Happy

Voili, voilou, c'était "Marie range tout". flower
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Message par Marie le Mar 25 Jan 2011 - 22:20

wwwaaaaaaaa !!!!!! Shocked Total respect...majes1

j'suis vachement impressionnée...
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Message par Capucine le Mer 26 Jan 2011 - 7:41

Alors, là, moi aussi je suis impressionnée! Shocked
(j'ai juste commencé à scanner mes prescriptions, pfff...)

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Message par La pie bavarde le Mer 26 Jan 2011 - 9:51

Nan nan les filles, y a franchement pas de quoi.

c'est facile, c'est hyperconfortable, et j'aurai du...le faire bien avant!

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Message par Pirouette le Mer 26 Jan 2011 - 11:01

dossier patient : une chemise cartonnée dans laquelle il y a une sous chemise contenant mes notes d'anamnèse + le bilan + l'ordonnance + mon CR + photocopie carte mutuelle + fiche de traitement éditée à partir de Véga, ................ et le travail effectué avec le patient, ainsi que les courriers ou CR (médecins, psychomot, psy ..) concernant le patient

J'ai un cahier où je note chaque demande de bilan et je numérote = numéro du dossier patient : une fois la prise en charge terminée j'archive dans des boites (dossier 320 à 350 par exemple).

Pour ma compta : ce que me donne l'AGAO est rangé dans une grande enveloppe par année.

Sauvegarde tous les jours de Véga sur 2 clés USb : 1 qui reste au cabinet et 1 que j'emporte. Sur une autre clé je mets tous les CR de bilans, les courriers pro.
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Message par sandf le Mer 26 Jan 2011 - 15:06

Marie LESAGE a écrit:

Bref, dans ortho+ 4000, tout tient dans le dossier patient, absolument tout.


est-ce que quelqu'un utilise Acteur de la même façon ??
Pour l'instant, je ne me sers que du versant "compta"... mais pas le dossier du patient... Rolling Eyes
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Message par La pie bavarde le Mer 26 Jan 2011 - 15:34

de mon point de vue, il est dommage d'avoir un logiciel de tenue de cabinet et de ne s'en servir qu'à moitié (voire moins que la moitié);

Quand on fonctionne avec le logiciel et toutes les possibilités offertes, le gain de temps est considérable, donc gain d'énergie.

Une remise de chèques, par exemple, me prend moins de trois minutes, et tout est fait: vérifier les chèques (cocher dans le PC) passage en comptabilité, édition du bordereau, tout...

autre exemple pratique: j'enregistre dans mon dossier patient l'adresse mail des parents. On communique le plus possible par mails, gain de temps pour tout le monde, moins de dérangement au téléphone. Les exemples sont multiples, je vous encourage à vous y mettre.

Ca demande un peu d'efforts au début, mais c'est un outil que vous avez acheté: il reste à l'exploiter.

A bientôt,

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Message par scarlett17 le Mer 26 Jan 2011 - 16:08

Utilises-tu aussi activement la messagerie sécurisée incluse dans la version 7 pour transmettre les CR aux médecins ? (le fameux SMM, Secure Medical Mail) ?

(obligatoire depuis 2008 pour envoyer des documents par mail)



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Message par sandf le Mer 26 Jan 2011 - 16:22

Marie LESAGE a écrit:de mon point de vue, il est dommage d'avoir un logiciel de tenue de cabinet et de ne s'en servir qu'à moitié (voire moins que la moitié);

Marie flower

cheers tout à fait, c'est pour ça que je cherche la même organisation chez un utilisateur d'Acteur!! Je suis convaincue de ce gain de temps.... mais reste à connaître quelques possibilités du logiciel... par exemple, pas sûr qu'on puisse scanner les doc et le mettre dans le dossier... je le fais maintenant (depuis peu!!) mais pas dans Acteur!
donc je suis preneuse de toute idée!!! [Vous devez être inscrit et connecté pour voir cette image]

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Message par Molortho le Lun 31 Jan 2011 - 15:50

Je viens de regarder, il y a tout ce que tu dis, Marie, dans Vega aussi. Toute cette potentialité que je délaisse, quel dommage. Mais je ne sais pas, j'ai pas confiance, j'aime avoir tout sur papier, mon agenda ne plante pas, je n'ai pas besoin de faire de contrôle des données quand je rouvre un dossier-papier que j'ai fermé trop vite, je sais où sont mes boîtes à archives (contrairement à ma clé USB, que je perds fréquemment), je n'ai pas peur des chocs électriques, ni des cambriolages, ni des bêtes pannes qui arrivent on ne sait pas pourquoi. Question d'habitude sans doute, d'ailleurs ça fait bien rire mon homme quand je lui dis ça (lui qui fait tout sur son Iphone, ne reçoit plus de factures ni de relevés de compte), n'empêche que c'est moi qui ai bien rigolé la dernière fois qu'il a perdu son téléphone et qu'il n pouvait plus appeler ses copains parce qu'il n'avait plus leur numéro !
Non mais un jour je m'y mettrai, ça a l'air super pratique ton organisation de geek ! (et en plus ça rime).

En attendant, j'ai un dossier cartonné par patient, ils choisissent leur couleur c'est super, dans lesquels j'ai un tas de feuilles : sur le dessus, les feuilles blanches agrafées sur lesquelles je note dans l'ordre le numéro et la date de la séance, ce qu'on a fait pendant chacune, avec les idées et choses à travailler annotées sur la droite, puis après ce paquet viennent les fiches et différents travaux écrits réalisés avec l'enfant, puis j'ai une chemise en papier qui contient tout l'administratif (prescription, bilan, anamnèse et tests datant du jour du bilan, et autres trucs divers et variés selon les dossiers, lettres des maîtresses, examens complémentaires...).
Comme je travaille sur 2 endroits différents, mes dossiers forment chacun une pile dans mes deux bureaux, et ils sont dans l'ordre de mes RV, dès qu'un patient part, son dossier file sous le tas et se retrouve comme par magie sur le dessus quand vient son tour et que je vais le chercher la semaine suivante dans la salle d'attente. Bon, ça se complique un peu pour ceux qui viennent deux fois par semaine mais je m'en sors.
Et j'ai mon agenda magique, qui me suit toujours à la maison, avec tous les numéros de téléphone de mes patients. Et quand j'ai un moment, des fois, je me mets à rentrer tous les num dans mon téléphone portable, comme ça, quand je dois annuler une journée entière pour cause de gastro, j'envoie un mail groupé à tout mon petit monde et je demande une confirmation de lecture, et voilà, je n'ai plus qu'à appeler ceux qui n'ont pas répondu.
J'ai un collègue qui a un système de petites fiches dans un bébé-classeur, il y note tous les renseignements administratifs, les dates de DEP, dates de séances, numéros de téléphone, école et tout ça, il a tout sous la main d'un coup d'oeil. Moi je note tout ça sur la deuxième de couverture de chaque dossier cartonné.
J'ai une collègue (ben oui, j'en ai plein des collègues) qui note aussi en gros le numéro de téléphone du patient sur la première de couverture, juste sous les noms-prénoms du patient. Pratique.

Bonne organisation à toi !
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Message par liliprune le Lun 31 Jan 2011 - 16:16

Eh bien, pour ma part, après 6ans1/2 avec Acteur, je viens de "passer" sur Véga et... je découvre toutes ces belles fonctionnalités ! Donc, ça y est, je m'y mets, comme Marie : mes anciens dossiers sont dans des boîtes à archives, les nouveaux deviennent informatisés. C'est, effectivement, rapide et pratique. Quelle joie d'avoir découvert ce "super pouvoir" ! cheers je cherche, à présent, à pouvoir relier mes factures à leur inscription en comptabilité....

Marie, qui se découvre des capacités informatiques....
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Message par liliprune le Mar 1 Fév 2011 - 8:52

Une petite info supplémentaire pour une néophyte comme moi : je vais devoir acheter un disque dur externe réservé exclusivement à mes sauvegardes pro : mais quelle capacité choisir ?? 500Go, c'est trop ??
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Message par La pie bavarde le Mar 1 Fév 2011 - 9:30

Cela dépend du poids de ce que tu dois sauvegarder.

La sauvegrade mon logiciel tient sur une clé USB, il en existe de grosse capacité, renseigne-toi bien.

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Message par prov le Jeu 3 Fév 2011 - 10:24

Marie LESAGE a écrit:Donc, une question sur l'organisation.


En pratique, dans Ortho+ 4000, j'ai un dossier par patient. Dans ce dossier, tout est prévu pour un classement et un rangement à faire pâlir les plus grands documentalistes! donc, chaque CR va dans le dit dossier. mes notes de contenu de séance, aussi. Les prescriptions sont scannées dans le dit dossier. Chaque courrier reçu de l'extérieur (médecins, hôpitaux) est scanné et renommé dans le dossier. Les traitements avec mes dates de séances etc sont tenues au fur et à mesure de ma pratique. Le logiciel prévoit aussi que tout l'administratif (coordonnées de tous les correspondants, absolument tous) soit relié au dossier.

Bref, dans ortho+ 4000, tout tient dans le dossier patient, absolument tout.

mon agenda est aussi informatisé (ortho+4000).



Merci Marie,

Grâce à toi, je viens enfin de me mettre à scanner mes documents, ce que je devais faire depuis bien longtemps... J'avais peur du temps perdu à la faire et finalement tu m'as convaincue du contraire ! C'est rapide et tellement simple !

Une seule question :

Scannes-tu les épreuves de bilan ?
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Message par liliprune le Jeu 3 Fév 2011 - 11:46

De mon côté, lancée dans le "tout informatisé" (merci Marie) j'ai voulu faire de même pour mes factures. Le technicien qui m'a répondu chez Véga m'a dit qu'un document numérisé n'était pas forcément considéré comme une pièce comptable valable par certains organismes.... bref, il vaut mieux, semble-t-il, conserver les factures en mode papier....
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Message par La pie bavarde le Jeu 3 Fév 2011 - 13:23

Bonjour Prov,

Je ne scanne pas les épreuves de bilan, je veux dire les feuilles de passation.

A partir du moment où je rédige les CR qui contiennent les valeurs chiffrées et les D.S correspondantes, je ne garde ces feuilles de passation que lors du temps de la PEC. Quand le patient quitte le cabinet, je jette.

Oui Liliprune, tu dois garder tes factures papier. Les scanner pourrait servir, en revanche, en cas de cambriolage. Ya des cambrioleurs qui embraquent aussi la paperasse! (perso je ne scanne aps les factures).

a bientôt!

Marie
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Message par Bouclette le Jeu 3 Fév 2011 - 14:59

Après avoir lu le message de Marie l'organisée (je vais en prendre de la graine), mon organisation me paraît un peu rudimentaire mais je vous en fais part quand même!

J'ai investi dans un meuble avec tiroir à dossiers suspendus (environ 60 dossiers) et donc chaque patient à son dossier. Inconvénient du système, le manque de place au bout d'un certain temps... je suis djéà obligée de tricher un peu pour gagner de la place (patients en déglut dans le même dossier), mais bon... tout est rangé par ordre alphabétique.
Dans chaque dossier, il y a 3 sous-chemises :
1 bleue pour les travaux réalisés avec le patient en séances (vous les mettez où vous? dans un cahier? un classeur) que le patient récupèrera à la fin de la PEC.
1 jaune dans laquelle se trouvent les épreuves du bilan et un tableau récap des résultats des épreuves (avec 3 colonnes pour voir l'évolution au bilan d'après)
1 violette pour les documents administratifs (feuilles sécu, mutuelles...), une feuille avec les notes prises lors des contacts téléphoniques et/ou réunions, l'anamnèse...
Voilà pour le papier!

Au niveau informatique, j'essaye de scanner au maximum et ne conserve alors que sur l'ordi. J'utilise Orthomax et c'est assez bien fait : ordonnances, attestation mutuelle et Sécu sont scannées. J'imprime rarement les CR pour moi; je les enregistre en PDF et les enregistre dans le dossier du patient. je note aussi ce qui est fait en séances sur Orthomax; par contre, je voulais le noter dans les commentaires, mais le nombre de caractères est limité donc au bout d'un moment ça bugg et je crée donc un doc dans "correspondances". Un utilisateur d'Orthomax aurait-il une autre solution? Sinon je note aussi la date à laquelle j'expédie les CR au médecin et quand je les remets à la famille.

Pour ceux qui utilisent Orthomax, vous utilisez toutes les fonctionnalités du logiciel?

Voilà donc pour mon organisation perso... à parfaire mais qui me convient plutôt pas mal! Laughing
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Un peu d'ordre que diantre ! Empty Re: Un peu d'ordre que diantre !

Message par propylene le Ven 4 Fév 2011 - 9:58

Avec le tuto de Marion et les infos de bouclettes et Cie, j'ai créé un sujet sur orthomax.

Donc, la suite sur orthomax [Vous devez être inscrit et connecté pour voir ce lien]

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