Photocopier les chèques avant de les encaisser ? (ou autre)

Bonsoir à tous !

Mon banquier me conseille de scanner ou photocopier les chèques des patients avant de les lui apporter, pour je cite : "au cas où l'un d'entre eux se perdrait, vous pourriez ainsi plus facilement me signaler quel chèque n'a pas été encaissé, et faire les vérifications nécessaires auprès du patient concerné serait alors plus facile...".

Je comprends bien qu'on a intérêt à mettre toutes les chances de notre côté pour éviter les complications en cas de problème, mais ça me paraît disons... fastidieux (y'a déjà bien assez de paperasse comme ça !).

Vous le faites, vous ?
Ou bien faites-vous autrement pour conserver les infos nécessaires pour chaque chèque ?

Perso je note les noms des patients et les montants des chèques au dos du justificatif de remise de chèques. Est-ce suffisant ? Vaudrait-il mieux conserver aussi le numéro de chèque, par exemple ?

Merci pour vos avis éclairés !

Moi je crois que ton banquier te demande de faire son travail...

Comme toi je note les noms/montants des chèques sur le bordereau. Si un jour il manque quelque chose, je trouve facilement à quel paiement ça correspond...
J'ai eu une seule fois (en 10 ans) à demander à un patient le numéro d'un chèque qu'il m'avait fait. J'ai perdu moins de temps que si j'avais dû noter tous les numéros.

Coucou Tchetchilia,

Je trouve que ton banquier a raison (il te conseille de faire ce que je fais ).
Ce n'est pas une perte de temps de scanner les chèques mais plutôt un vrai gain de temps si tu as besoin ensuite d'y revenir... On avait déjà évoqué l'intérêt du scan des pièces administratives diverses et variées dans un autre sujet ! Quand je fais un dépôt de chèques je m'envoie un mail en précisant la date avec les chèques en pièce jointe... Je fais ça avec les DEP, les ordos, les FSE manuelles au besoin.
Et dès qu'il faut, une petite recherche dans gmail et hop ! tu as tout ce dont tu as besoin sous la main...

Ce n'est pas contraignant, quand tu prends l'habitude c'est très rapide et très pratique.

L. ou le-scan-est-mon-ami

Respect Laitmiel!


Tchetchilia, ça dépend aussi de la fréquence des paiements.
Moi qui pratique au maximum le paiement à la séance, scanner chaque chèque =

Ouaw, jamais je ne pourrais faire ça, me connaissant je le ferais une fois sur deux et le jour où j'aurais un souci ça tomberait sur le seul chèque du mois non scanné Les bordereaux donnent déjà de bons indices, et c'est vrai que c'est un peu le job du banquier! Je trouve ça très contraignant, et comme dit plus haut, un coup de fil au patient permet de connaitre le numéro du chèque!

C'est vrai que j'ai oublié de préciser que j'ai quand même peu de règlements par chèque... (3 par mois maxi)...

L.

Suite à mon 1er chèque impayé, je me suis décidée à noter sur le bordereau les 4 derniers n° de chaque chèque, à côté du nom de la banque ...

C'est rapide et ça permet de retrouver rapidement une information sur un paiement ou un non-paiement ...

j'ai opté aussi pour les remises de chèques pré-remplies (gain de temps assuré !!!) : je n'ai qu'à rajouter la date et ma signature.

Bonjour,

Je note nom, banque, numéro de chèque sur ma remise.
En revanche, j'ai eu un souci avec un chèque il y a peu, ce qui m'a permis de me rendre compte que la banque scanne elle-même les chèques pour qu'il n'y ai pas d'erreur (ou de contestation possible..).
Donc soit ton banquier ne fait pas son travail, soit ça ferait double-emploi...

Merci à tous pour vos réponses !

Laurent et Orthoc : Je crois que mon banquier scanne effectivement les chèques, du moins j'ai cru comprendre qu'il le faisait (il m'a dit "là je vous scanne les chèques, ça me prend 2 minutes, imaginez qu'il y en ait un qui tombe et qui du coup n'est pas encaissé... Si vous l'avez fait aussi, ça facilite les recherches.").

Laitmiel : pfiou, j'admire ! ça doit quand même être plus long que des photocopies (mais ça prend moins de place, c'est sûr !).
Je peux avoir jusqu'à une trentaine de chèques par mois, s'il y a pas mal de bilans, d'où le fait que ça me décourage à l'avance... Un scanner en contient quoi, quatre ou cinq peut-être ?

Belette : c'est quoi des remises de chèques pré-remplies ? Qu'est-ce qui y est pré-rempli ?
Pour ma part, ma banque n'accepte pas que je dépose mes chèques dans la boîte prévue à cet effet en remplissant un bordereau, car je n'ai pas de carte bleue chez eux, et que c'est une condition à remplir pour pouvoir effectuer cette manip'... (il doit falloir composer un code pour poster les remises de chèques, ou quelque chose comme ça).

Du coup, si je choisis de noter les numéros des chèques, il faut que je le fasse sur une feuille à part (comme je fais pour les noms et montants), puis que je recopie le tout sur le justificatif de remise de chèques une fois que mon banquier me l'a donné ! C'est pour ça que ça me broute un peu à vrai dire !

Dans toutes mes remises de chèque pré-remplies, il y a mon n° de compte, mon nom et mon prénom déjà inscrits.

J'ai des carnets de 25 remises de chèques pré-remplies ... ça gagne un peu de temps ... je rajoute juste la date et ma signature.

J'ai un compte pro avec chéquier et CB ...

Pour moi compte gratuit sans carte, mais carnet de remises avec nom et numéro. J'indique pour chaque chèque nom de la banque, le payant et le montant. Le premier feuillet est donné avec les chèques (qui sont scannés instantanément par le banquier lors de la remise -> 5 secondes en tout) et j'ai le double qui reste dans le carnet. S'il y a un chèque égaré, le montant sur le relevé sera différent du montant du feuillet de remise.
Une trentaine de chèques par mois / pour moi / aussi

laitmiel a écrit:C'est vrai que j'ai oublié de préciser que j'ai quand même peu de règlements par chèque... (3 par mois maxi)...

Voilà qui me surprend beaucoup ! Comment ça se fait que tu aies si peu de chèques ? J'en ai pour ma part une trentaine.

Pour ce qui est de les scanner, c'est absolument inenvisageable pour moi. Ça apporte quoi de connaitre le nom de la banque et le n° de chèque ? (parce que ça, je peux le noter par contre).

Padmasana a écrit:

laitmiel a écrit:C'est vrai que j'ai oublié de préciser que j'ai quand même peu de règlements par chèque... (3 par mois maxi)...

Voilà qui me surprend beaucoup ! Comment ça se fait que tu aies si peu de chèques ? J'en ai pour ma part une trentaine.

Pour ce qui est de les scanner, c'est absolument inenvisageable pour moi. Ça apporte quoi de connaitre le nom de la banque et le n° de chèque ? (parce que ça, je peux le noter par contre).

Je suis dans un arrondissement de Marseille avec une population ayant de (très) faibles revenus. Une grande part de mes patients a la CMU, mes patients adultes sont tous pris en charge à 100% par la CPAM car en ALD...
Je fais régulièrement le tiers-payant SECU et mutuelle (je sais que les orthos du "Nord" bondissent mais ceux d'ici comprendront)...
Les règlements que je reçois sont au final le plus souvent en espèces...
d'où le tout petit nombre de chèques que je dépose (et qu'il est du coup simple pour moi de scanner)...

L.

Bon, au vu de tous ces avis, je crois que je vais m'abstenir de les scanner... on verra bien si je change d'avis le jour où il m'arrivera une tuile !

En revanche je demanderais bien à mon banquier si j'ai le droit de me faciliter la vie, moi aussi ! On verra s'il m'accorde les remises de chèques pré-remplies !

Avec Véga, il y a la possibilité de noter le numéro du chèque lorsque tu procèdes à l'encaissement.
Je le note maintenant systématiquement en as de souci on a tous les éléments car sur le bordereau de remises j'ai la banque et le nom du payeur.

Moi, je suis la grande suiveuse de laitmiel et depuis qu'elle m'a convaincue, je suis moi aussi devenue une scanneuse folle!!! Si on le fait petit à petit, je suis persuadée que c'est un gain de temps pour la suite. Pour les chèques c'est peut-être pas ce qui servira le plus souvent mais pour toute la paperasse administrative, je pense que c'est vraiment une bonne option. Jua, grande bordélique en plein repentir.

Jua a écrit:Moi, je suis la grande suiveuse de laitmiel et depuis qu'elle m'a convaincue, je suis moi aussi devenue une scanneuse folle!!! Si on le fait petit à petit, je suis persuadée que c'est un gain de temps pour la suite. Pour les chèques c'est peut-être pas ce qui servira le plus souvent mais pour toute la paperasse administrative, je pense que c'est vraiment une bonne option. Jua, grande bordélique en plein repentir.

Ma première fan ! trop chouette

L.