la compta ortho pour les nuls

Bonsoir, concrètement je n'ai qu'une très très vague idée de ce qu'implique la comptabilité d'un ortho en libéral.
j'ai lu les sujets (parcouru la plupart en tout cas) contenant le mot "compta" et j'avoue que j'aurais besoin, très gran d besoin de conseils pratiques. Genre à quoi faire attention au quotidien et les petits gestes qui permettent de ne pas se retrouver en mode panique par la suite...

-qu'est-ce qu'il est vraiment utile de noter sachant que la plupart des infos doivent théoriquement apparaître sur le compte pro?

-Comment classez-vous vos factures au jour le jour? (type, date...ordre?)

-Puis-je sans problème faire des virements pour "compenser" des frais pros payés avec mon compte perso il y a 3 mois?

-que faire des sommes (entrées ou sorties) qu'on n'arrive absolument pas à identifier ou dont on ne retrouve pas la facture...?

-Comment savoir si on est sur la bonne voie, si on n'oublie rien..?

(en gros je me demande en tant que débutant écervelé si c'est si grave d'oublier une entrée ou de se tromper...Comment cela peut-il me porter préjudice en cas de contrôle par exemple..?)

merci de votre indulgence

La compta, c'est avant tout le suivi de l'argent, qui entre et qui sort. Donc tout doit apparaître.
Si tu ne l'as pas fait, utilise un compte bancaire qui ne sert qu'à ton activité libérale. Et arrange-toi pour que tout apparaisse sur tes relevés. Par exemple, si un jour tu paies qq chose de professionnel avec du liquide ou ton compte perso, tu te fais un chèque pro (du même montant) que tu verses à ton compte perso. Et tu gardes bien tes factures et justifs. Si tu ne fais pas au fur et à mesure, il est prudent de noter sur chaque facture le réglement (numéro du chèque)

Dans l'ordre de tes questions...
- Tout doit apparaître en effet, dans un cahier: toutes tes entrées (avec les détails) et les sorties (intitulés et justificatifs)
- Je ne fais pas ma compta tous les mois, mais j'ai tout noté: pour les entrées les récipissés de versement à la banque etc, et pour les sorties chaque facture etc. Le tout dans une chemise transparente par mois.
- Par virement ou par chèque, même s'il y a un décalage. Mais évite, c'est un nid à oublis, erreurs etc...
- Tu peux demander à ta banque d'où vient (sinon où est partie) telle somme d'argent. Sois diplomate, ils peuvent te faire payer...
- Tu sais que tu as bon quand tu as tout rempli, avec tous les justifs, et que ton solde du cahier correspond, après avoir tenu compte des opérations en cours, au solde de ton compte banque.
- Tout le monde fait des erreurs. Pour les conséquences d'erreurs de compta, ça dépend sur qui tu tombes mais au pire tu ne peux pas déduire toutes tes dépenses, donc tu paies un peu plus d'impôts. Pour les entrées, mieux vaut les laisser même si non identifiées plutôt que de ne pas les noter, ce qui peut être considéré comme une magouille (faire du noir).
Encore des questions, petit padawan?

Tiens ... En quoi est-ce gênant de régler une dépense pro avec du liquide ? Je le fais régulièrement, surtout pour les petites sommes, et je ne comprends pas pourquoi tu conseilles de rembourser le compte perso avec un chèque pro.

Pour simplifier... Je suis parti du principe que Gaufrier est vraiment dans le flou, et moi ça me semble plus simple. Mais je sais qu'il y a d'autres avis
En plus comme je n'ai quasiment jamais d'entrée de liquide (3 fois en 10 ans?), j'évite au maximum les sorties liquide.
Et puis avec un chèque on a toujours une trace, si le talon est bien rempli on peut, même plusieurs mois plus tard, retrouver la cause...

Attention, la comptabilité doit être tenue au jour le jour. Quant aux dépenses en espèces, ce n'est pas un souci, tant que la caisse n'est pas à 0. Cela permet d'acheter et de déduire un effaceur en faisant ses courses.

Autre obligation : comme je l'ai écrit dans les Clés, il faut absolument avoir un tableau contenant TOUTES les recettes, même quand on n'entre que les remises de chèques et les RSP dans la compta. Les AGA insistent bien là-dessus. J'avais mis en ligne un tableau xls vierge sur le blog.

ah c'est sympa de me répondre, et sans juger en plus, en utilisant des termes que je connais en plus! trop cool! bon excepté cette sombre histoire d'effaceur...

et autre question (j'avais lu l'histoire avant que ça ne m'arrive mais impossible de retrouver le sujet...), j'ai 2 chèques sans provision, il faut donc que je les enlève de ma compta par précaution jusqu'à ce qu'on me rembourse ou pas? sachant qu'il s'agit de patients en surendettement donc..euh, je crois que je l'ai dedans...

Ah! et j'ai un logiciel de comptabilité avec Andréane,je peux tout noter directement dedans..?

et puis ma première remise de chèques, j'ai pas fait gaffe, j'ai pas gardé le double carbonne ...par ailleurs les noms et autres détails sont à peine lisibles sur les autres doubles de remise de chèques, ça peut poser problème?

dernière question, étant donné que je suis en ZFU, finalement, c'est pas si important que mes dépenses pro apparaissent, non? je sais pas pourquoi, depuis que je suis en libéral, je me sens de moins en moins intelligent, et ça s'est pas arrangé avec les vacances....

Effaceur : si tu achètes 150€ de courses alimentaires et que tu as besoin aussi d'un effaceur pour le bureau, il est bien pratique de le payer en liquide, à part.

Chèques en bois : tu peux laisser les écritures, puisqu'ils ont séjourné un temps sur ton compte bancaire. Mais au jour où la banque les a débités, il faut faire une écriture négative dans les recettes. c'est plus strict que si tu effaces le tout.

Andréane : oui, a priori. Les logiciels de gestion de cabinet incluent maintenant la compta.

Remise 1 : tu peux en faire un duplicata en retrouvant les noms dans ton tableau des recettes. Pour les autres remises, il serait mieux que tu réécrives par-dessus. Pour les remises, je passe aussi par un tableau Excel, maintenant. Là au moins c'est clair.

ZFU : pas compris...

L'effaceur c'est un exemple de petit achat. Et puis ça peut servir quand on fait des erreurs
Oui pour les chèques sans prov, il faut entrer une ligne avec le montant en négatif dans la colonne honoraires.
Andreane connais pas, mais a priori tu peux l'utiliser...
Pour les remises, ça serait quand même préférable de récupérer les données et de les tenir à jour de façon lisible... Tu dois pouvoir justifier tes entrées et tes sorties, et ce quel que soit ton mode de fonctionnement...
Bon courage. Ça va devenir de plus en plus facile, surtout si c'est fait régulièrement...

gaufrier a écrit:dernière question, étant donné que je suis en ZFU, finalement, c'est pas si important que mes dépenses pro apparaissent, non? je sais pas pourquoi, depuis que je suis en libéral, je me sens de moins en moins intelligent, et ça s'est pas arrangé avec les vacances....

Oui mais dans un an quand tu auras sué sur ta déclaration et que tu auras réussi, tu te sentiras très intelligent !!!

Moi, j'utilise les espèces avec les entrées que j'ai en liquide.

Je n'ai pas vu le doc d'Admin pour les recettes, j'utilise un tableau excel aussi, une feuille par mois, au moment où les gens remplissent leur chèque, je note IMMÉDIATEMENT la date/le nom/le nb de séances (4AMO10,1 au hasard) et le montant. J'ai une dernière feuille où je note les tiers-payants au moment où je les facture, et que je vérifie quand je reçois mon relevé et que j'ajoute dans les recettes du mois.

J'édite : Guillaume, je n'ai pas trouvé ton document excel sur ton blog... Aurais-tu un lien direct ? Merci !

C'était en 2009, ici :

http://orthophonie-et-patrimoine.blogspot.fr/2009/03/cadeau-tableau-des-recettes.html

Je viens de mettre le lien de téléchargement à jour.

Pfiou, ça fait de beaux graphiques après !! Le mien est beaucoup plus simple. Mais ça me donne l'idée de supprimer l'info "4AMO10,1" qui n'est absolument d'aucun intérêt.

gaufrier, je peux t'envoyer le mien par mail si tu veux (très basique mais toujours ça de gagné, les tableurs c'est pénible à créer).

SUPER, merci!!
est-ce que c'est utile de noter ces recettes dans ce tableau avant de les rentrer dans le logiciel ou est-ce finalement plus simple de tout rentrer direct dans le logiciel?

et, Admin, à quoi servent les cases part obligatoire et mutuelle, c'est quand le paiement est fait par les caisses directement? (ALD et tiers payant?) et qu'est-ce qu'on marque dans pointage?

merci beaucoup Padmasane, si tu as un peu de temps je veux bien voir ton fichier à toi aussi histoire de voir si ça peut me convenir..

Je n'ai pas le logiciel de compta associé à celui de télétrans donc je ne sais pas si ma réponse conviendra à ta situation.
Je note les recettes sur mon tableau excel et sur le logiciel de compta seulement les remises de chèques, ça me fait moins d'écritures à transférer de l'un à l'autre.

Tu peux me donner ton mail par MP, gaufrier ?

je viens de voir ton tableau Admin

Pour les entrées le mien est bien + simple : 4 colonnes
- date
- libellé (virement avec nom de la caisse ou mutuelle, remise chèques)
- banque
- espèces
et en bas le total de chaque colonne.

@Gaufrier : Comme Padmasana, j'entre dans le logiciel uniquement les remises de chèques (donc 1 écriture pour 20 chèques en moyenne) et les RSP. Ca allège la compta. Du coup, à côté, je suis obligé d'utiliser ce tableau, que je remplis au fur et à mesure en travaillant.

Obligatoire : versements de la sécu
Mutuelles : pour les tiers-payants totaux
Pointage : pour vérifier si c'est arrivé à la banque

J'ajoute que j'ai mes tableaux depuis 2002, ça me permet d'effectuer des comparaisons quand je m'inquiète. Je m'en sers aussi pour décider si je prends plus ou moins de congés.

J'utilise le beau tableau de notre Admin......et c'est super!!
Je le fais au fur et à mesure, je l'ouvre donc dès mon arrivée au cabinet, et je coche au fur et à mesure quand je reçois les règlements, ce qui me permet de voir quand il y a un souci avec une caisse !

Merci encore Admin!!

Alors là, je suis ému : j'ai enfin servi à quelque chose et à quelqu'un en ce bas monde.

bien sûr Admin, jusqu'à maintenant, tu ne servais à rien ni à personne
Pfff, qu'est-ce qu'y faut pas entendre...

Admin a écrit:Alors là, je suis ému : j'ai enfin servi à quelque chose et à quelqu'un en ce bas monde.

Arriver jusqu'à aujourd'hui pour le découvrir grâce à moi, QBV!!!

et attends! si moi j'arrive grâce à ce forum à faire ma compta et à résoudre mes nombreux problèmes de débutant en libéral...il se peut que je colle ta photo de profil à la place du visage de notre chère sainte Rita...et je brûlerait un cierge pour chaque personne qui aura eu la patience de de me répondre et m'aider!

Euh, à la place du cierge à brûler, on peut pas avoir une boîte de chocolats?

bon je brûlerai du chocolat et vous mangerez des cierges....

euh sinon j'ai jeté un oeil à mon logiciel de compta, et quelqu'un pourrait-il me dire à quoi correspond "grand livre", "journal" et "trésorerie"??? c'est quoi la différence et par quoi je commence?

Le truc qu'on m'avait présenté comme important aussi, c'est de scanner les tickets de carte bleue ou les reçus de paiement, car ils risquent de s'effacer avec le temps... Et comme on doit conserver le tout plusieurs années...

Pour ma part, j'ai aussi un fichier Excel pour ma "compta" perso (bien moins compliquée, je vous l'accorde), et je mets en couleur les écritures qui concernent le pro. J'espère ainsi pouvoir retrouver plus facilement une dépense en cas d'oubli plusieurs mois après, du type "mais pourquoi je me suis remboursé ce montant ? A quoi il peut bien correspondre ?".

Voilà pour ma contribution de débutante également, qui essaye d'être le plus organisée possible pour gagner du temps et mieux comprendre les choses (bon, c'est pas toujours gagné, hein !).

Bon courage Gaufrier !

PS si je peux rajouter une question : est-il important de connaître notre solde d'espèces également ? Parce qu'alors pour le coup, je ne l'ai pas vraiment noté celui-là, depuis septembre... J'entre les dépenses/recettes en espèces dans le livre comptable, mais ma "caisse" a été, au départ, alimentée par des espèces perso pour avoir de la monnaie, et je n'ai pas détaillé les allées et venues de ces espèces au fil des mois... Il faut que je m'y mette avant que ce ne soit trop laborieux, ou bien...?

Bon gaufrier t'as gagné. Envoie-nous toutes tes feuilles en vrac et on va te la faire, ta compta. Ça nous prendra moins de temps....


Plus sérieusement, le grand livre c'est là où tout est indiqué: entrées, sorties, avec la répartition dans les différentes catégories (matériel, loyer, assurances etc). Peut exister en papier ou sur l'ordi. Le journal c'est la liste de tes opérations au jour le jour. La trésorerie, en général, c'est la réserve que tu as...
A moins que je ne me trompe, bien sûr...
Il me semble qu'il faut commencer par remplir une feuille avec toutes tes opérations (entrées/sorties) par ordre chronologique depuis le début. Et essayer de combler les trous et de trouver tous les justifs...