Ranger les dossiers patients : votre organisation ?

Bonsoir,

Je vais changer de bureau (qui sera un peu plus grand) et je me demande comment ranger/ réorganiser mes dossiers patients car c'est le b*** en ce moment et surtout, je n'ai plus de place. Avant de racheter un meuble, j'aimerai avoir votre aide /vos avis car j'avoue que ma pauvre (dés)organisation ne me convient pas vraiment. Pour l'instant, j'ai un tiroir à dossiers suspendus (qui tombent dès que mes dossiers deviennent trop remplis, snif) + 2 caisses pour dossiers suspendus en plus. Au début je partageais l'alphabet en 3 pour remplir ces 3 trucs mais ils ne contiennent que peu de dossiers (et plus vraiment par ordre alphabétique pour les 2 caisses : je remets le dossier au fond en fin de séance et prends devant).... et j'ai fini par mettre les lettres intermédiaires en pile dans 2 cases de ma mini-expedit.

J'avais lu quelques réponse ici : [Vous devez être inscrit et connecté pour voir ce lien] mais si vous avez un système qui "marche" bien, je suis preneuse... (et/ou des meubles pratiques).

Merci!

ALors j'utilise depuis toujours le système avec pochette "3 rabats avec élastiques", marquée en haut et sur la tranche du nom du patient.
- Une pochette plastique agrafée à la deuxième de couverture contenant toutes les informations administratives, les prescriptions en cours etc...
- des sous-pochettes en papier à coin contenant les éléments des bilans et les CR de bilan et que j'annote au fur et à mesure (12/06/11 : CRBOI ; 31/10/11 :  bilan psychomot ; 02/04/12 : ESS..) comme ça je garde tout et je sais où trouver les documents ...
- une pochette dans laquelle j'archive les supports de rééducation, le travail papier/crayon etc ..
Le seul papier "volant" dans cette pochette est mon tableau "projet thérapeutique et séance" qui ets un tableau excel avec en en-tête le nom du patient et les objectifs thérapeutiques et en dessous deux colonnes (date - contenu de la séance/notes)

Quand la pochette "support papier" devient trop épaisse, je re-trie, j'en jette une partie et en archive une autre (les éléments qui me paraissent les plus "parlants" pour valider les progrès par exemple ou présenter le contenu des séances)

Mes pochettes à rabats sont bêtement stockées dans des boites à revues, en bas d'une étagère ikéa, classées par ordre alphabétique. En tout, j'ai 80cm de dossiers à portée de main car j'archive systématiquement tout dossier de patient que je ne suis plus dans des boites à revues sur une étagère inaccessible tout en haut d'un placard biscornu.

Ceci dit, j'ai des pathologies lourdes, avec beaucoup de séances par patients, donc au final peu de patients (donc peu de dossiers en cours, une vingtaine à peine).

(Même quand j'étais ingénieur, je détestais les dossiers suspendus, on n’arrêtait pas de perdre des papiers, ou alors ils gonflaient comme des sumo et on ne savait plus comment les faire maigrir)

Tant d'organisation me dépasse ! c'est tout simplement étranger à mon (dys)fonctionnement!
Bravo MaLuciole !

(Comment ça j'envoie des fleurs aujourd'hui? )

Mes dossiers patients sont des chemises cartonnées avec à l'intérieur une sous chemise avec le bilan (épreuves + CR + prescription).
Pour les patients en rééducation je les range verticalement sur une étagère, je prends le dossier au fur et à mesure ou l'enfant va le chercher.
Pour les archives : je donne le travail à l'enfant en fin de pec et je ne garde que épreuves + CR + prescription (au bout de 5 ans je vire les épreuves !!) dans la pochette que je mets dans une boite à archives.

Par manque de place, je sépare les dossiers adultes des dossiers enfants :
- Les adultes sur une étagère du bureau pour ceux qui viennent au cabinet, et sur une étagère de mon bureau à la maison pour les domiciles.
- Les enfants, dans un tiroir dans lequel je classe par ordre d'arrivée dans la semaine : en fin de séance, je place le dossier à sa future place, soit tout derrière si je ne le revois que la semaine d'après, soit intercalés entre les autres selon le jour où je le revois (ça demande juste de bien avoir son planning en tête !).

Et pour l'intérieur des dossiers, j'ai une organisation un peu similaire à celle de MaLuciole, sauf que je n'ai pas encore pris mon courage à deux mains pour vider un peu les dossiers trop remplis !   

Pour les patients en suivi au cabinet, j'ai des dossiers cartonnés rangés par ordre alphabétique sur une étagère, qui ne contiennent que les anciens bilans. Le reste, administratif, bilan récent, piéces diverses, fiches de suivi, etc...est dans deux grands classeurs à feuillets transparents et intercallaires. 
Je n'ai qu'à ouvrir mon classeur à la bonne lettre pour trouver le nom de mon patient , pas de feuilles volantes, tout est là bien rangé .

Pour ce qui concerne les pec terminées, les dossiers cartonnés sont dans un placard , en ordre alphabétique, et j'aimerais bien les  stocker ailleurs...

Contrairement à vous je ne range pas par ordre alphabétique mais par jour de travail, je travaille 4 jours donc 4 cases dans les étagères de chez ikea.

Mon organisation me convient bien, je trouve que c'est assez pratique (mais ce qui convient à l'une ne convient pas forcément à une autre mais je partage quand-même).

Organisation du dossier patient: une pochette cartonnée au nom du patient où il y a les éléments de rééduc et sur la pochette je note les dates où le patient est venu. A l'intérieur de la pochette je mets une sous chemise plus souple avec une fiche de renseignements (nom, prénom, date de naissance, classe, école, coordonnées des parents, de la mutuelle, numéro de sécu, nom du prescripteur avec date ordonnance + numéro adéli + date DAP et le nombre de séances demandées et type de paiement ou CMU ou ALD ...), les CR de bilans/ordonnances ainsi que les feuilles de passation que je trie au bout de 3 ans car il me semble inutile de garder les feuilles de passation plus anciennes lorsque ton bilan est bien rédigé.

Organisation dans le bureau : j'ai une petite expedit à côté du bureau où je mets les uns sur les autres les dossiers patient dans l'ordre de mon planning (une case expedit par jour de la semaine soit une case pour tous les patients du lundi, une autre pour les patients du mardi etc etc). Chaque jour je prends le dossier du haut de la pile et je le dépose à la fin de la séance ("face retournée") sur une étagère à côté: hop les dossiers s'empilent dans le bon ordre et à la fin de la journée je reprends la pile et hop je la repose dans la case expédit, prête pour la semaine suivante.

J'espère que çà se visualise facilement
en tout cas les dossiers suspendus, je n'ai jamais essayé car c'est pénible çà se casse toujours la figure, on ne remet jamais au bon endroit etc, j'en utilise chez moi pour trier les papiers banque etc mais c'est tout, pour des dossiers plus lourds c'est vite casse g....

Vous n'avez pas de patients que vous voyez plusieurs fois par semaine ?

Pour ma part, j'ai une chemise cartonnée par patient, et une sous-chemise dedans, avec les papiers administratifs. Je range les chemises des patients en cours dans des dossiers suspendus, rangés par ordre alphabétique. Celà ne m'a jamais posé de problème, ils ne se sont jamais décrochés ! J'ai rarement des très gros dossiers, mais même avec ceux-là, je n'ai pas eu de soucis avec mes dossiers suspendus.

L'ortho que j'ai remplacée rangeait ses dossiers par journée. J'ai trouvé celà très peu pratique, mais peut-être simplement parce que ce n'est pas MA façon de m'organiser : lorsqu'un patient venait plusieurs fois par semaine, ou lorsqu'il ne venait pas toutes les semaines le même jour, c'était galère.

Une fois que le patient a cessé de venir, son dossier part dans une boîte à archives (rangés par année, et dans chaque année, par ordre alphabétique)...... Je suis très cartésienne !

MaLuciole a écrit:Vous n'avez pas de patients que vous voyez plusieurs fois par semaine ?

Si mais ça ne change rien à mon organisation   

Pirouette a écrit:

MaLuciole a écrit:Vous n'avez pas de patients que vous voyez plusieurs fois par semaine ?

Si mais ça ne change rien à mon organisation   

Ok, parce que moi j'avais essayé, sur les conseils d'une maîtresse de stage et je passais mon temps à les chercher d'un jour à l'autre

Je fais pareil, 1 pile pour chaque jour + 1 pile pour les patients que je vois 2 fois ou plus dans la semaine. Je m'y retrouve bien !
Par contre je ne vois pas du tout ce que peut être des dossiers suspendus ? Je vais Googler

MaLuciole a écrit:

Pirouette a écrit:

MaLuciole a écrit:Vous n'avez pas de patients que vous voyez plusieurs fois par semaine ?

Si mais ça ne change rien à mon organisation   

Ok, parce que moi j'avais essayé, sur les conseils d'une maîtresse de stage et je passais mon temps à les chercher d'un jour à l'autre

Bien souvent c'est l'enfant qui me demande "je prends mon dossier ?" il connait la couleur donc le trouve assez facilement

Alors moi c'est un mix entre toutes vos organisations:

Idem que Claranaïs à quelques détails près pour l'organisation à l'intérieur du dossier.
Dossiers rangés par ordre alphabétique dans un tiroir contenant des dossiers suspendus à côté de on bureau (aucun souci).
Dossiers archivés dans des boîtes cartonnées rangées par date d'arrêt de PEC dans la cuisine sur des grandes étagères (ordre alphabétique serait mieux mais pas envie de m'y atteler pour le moment).

J'ai repris l'organisation de l'ancienne titulaire dont j'ai racheté la patientèle et elle me convient parfaitement.

Merci pour toutes vos réponses... Cela m'aide à réfléchir à une organisation différente.

Pour l'intérieur des dossiers, faut que je fasse du tri car les miens deviennent (trop) vite des hippopotames qui explosent et font tomber les dossiers suspendus (d'où l'envie de changer de disposition) : note de séance/ production de patient, sous-chemise pour chaque bilan avec épreuves/ordo/CR, etc... Je commence juste à jeter les épreuves de bilan une fois le CR rédigé (sauf dictée/dessins) mais c'est duuur!

Pour les archives : l'ortho avant moi donnait un numéro dès que le patient arrivait et le notait dans un cahier/répertoire... j'ai tout recopié sous excel (ça permet de faire une recherche rapide) et je numérote en fin de prise en charge, ça m'évite d'avoir des dossiers archives vide en attendant qu'un suivi se termine (enfin, quand des patients reviennent, ça fait des trous quand même...).

Au final, le vrai ordre alphabétique ne me convient pas (je ne suis pas assez ordonnée pour faire des petites étiquettes sur les dossiers suspendus et retrouver la place exacte du patient rapidement en début/fin de séance  Pour les jours de séance, je vois quand même beaucoup de mes patients 2 fois par semaine alors c'est à réfléchir... J'aime bien l'idée de roulement (les dossiers devant et on remet derrière) de Tchetchilia mais cela me ramène vers les dossiers suspendus...
Pour ceux qui rangent dans les étagères ikea (les kallax maintenant, expedit n'existe plus mais c'est la même chose), vos dossiers sont debout (ça ne s'abime pas?) ou empilés?

melanininie a écrit:Contrairement à vous je ne range pas par ordre alphabétique mais par jour de travail, je travaille 4 jours donc 4 cases dans les étagères de chez ikea.

Tout pareil ! Je précise que, comme les noms de mes patients sont écrits sur la tranche, toutes les cases sont fermées avec une petite porte. A l'intérieur, ils sont même rangés debout par ordre d'arrivée. Ils ne s’abîment pas mais je les vide très régulièrement pour qu'ils ne pèsent pas trop lourd.
Pour ce qui est de l'intérieur des dossiers: sur l'intérieur de la couverture est collée la fiche de renseignements administratifs, dans une petite pochette les protocoles et CR de bilan et dans une pochette plastique sont rangées des prescriptions médicales et duplicatas de DAP.

Mes deux remplaçantes m'ont dit qu'elles allaient me piquer mon système de rangement quand elles bosseraient à leur compte !

Sosso, pas peu fière !  

moi je les empile car pas de pochettes à élastique donc sinon les feuilles à l'intérieur pourraient tomber si je les mettais debout

. Chemise cartonnée avec élastiques pour chacun, avec nom, prénom, tél sur le dessus:
- notes de séance sur feuilles volantes, travail en cours pour la séance suivante quand il est fait sur feuille et inachevé,
- CRBO et copies CR divers et variés, courriers avec professionnels classés par date dans une enveloppe grand format coupée dans la hauteur pour pouvoir lire l'intitulé.
Je ne garde pas les feuilles de passation après rédaction.  
Les chemises sont classées par jour et rangées à plat dans un des grands tiroirs du bureau.
Je sors les dossiers du jour chaque matin que je pose sur le coin gauche du bureau qui ne sert qu'à l'accueil, aux échanges avec les parents, à l'administratif, à se dire "bonjour" et "au revoir", nous travaillons ailleurs (tapis, divan, table, plan de travail, bureau plus petit pour l'ordinateur).
Quand la séance est finie, je range la chemise dans le tiroir du jour qui correspond à la séance suivante avec le patient.
C'est l'occasion de se quitter en se rappelant le prochain RDV.

. Trois classeurs pour l'administratif: masculin, féminin et transgenre (je blague, le troisième pour les tiers-payants), posés derrière le grand bureau sur une commode assez basse, faciles d'accès.
Classement par ordre alphabétique dans des feuillets transparents avec prescriptions, fiche compta, copies des DAP, des attestations caisses et mutuelles et la fiche de renseignements administratifs remplie par le patient ou ses parents.
Je vire rapidement vers les archives tout ce qui est devenu obsolète.

. Archives très peu classées en fait: des bacs en plastique avec des transparents posés à plat, à mon domicile (j'habite à la campagne).
Je ne garde que l'administratif et les CR, les courriers (que j'ai aussi sur le PC mais dont je tire toujours un exemplaire car je ne vois pas toutes les coquilles sur l'écran et j'aime me relire, parfois même en cours de séance: "tiens, tiens, mais j'avais noté ce truc..."

Merci pour votre patience si vous êtes arrivés jusqu'ici.