gestion liste d'attente

Kati a écrit:Moi je dis d'essayer de trouver ailleurs. Dans le centre de Big City il y a des orthos qui peinent à remplir leur planning (d'ici 20 mn en métro). Mais les gens ne veulent pas se déplacer et veulent aller au coin de la rue. C'est un autre problème.

Ici, à la campagne, les gens sont habitués à faire des kms. Pour ma part, je remplis mon cabinet avec les patients qui sont refoulés des cabinets à 30 voir 40 kms à la ronde !

Bonjour

Question à ceux qui maîtrisent la liste de d'attente.
La mienne est toute récente, et c'est donc le premier été avec liste d'attente qui se présente. Du coup, ça va être mon premier été "plein", puisque les nombreux à partir en vacances 2 ou même 3 mois, je ne vais pas attendre qu'ils reviennent, je vais prendre du monde en août, forcément.

Mais question pour gérer la rentrée scolaire : les nouveaux patients pris en été + ceux qui vont rappeler comme des fleurs en octobre = les journées ne font que 24H : comment les gérer? J'en ai souvent qui réservent à l'avance un créneau pour la rentrée, et donc pas de problème pour ceux-là, mais ceux qui ont la phobie de prévoir quelque chose plus d'une semaine à l'avance, comment ça va se passer? Je n'aurai sans doute plus de place pour eux en octobre? Qu'en fais-je? Qu'en faites-vous, vous?

Es-tu sûre qu'on ne peut pas fusionner avec ce sujet ?

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Si si, on peut fusionner, désolée, comme je ne trouvais pas réponse à ma question dans ce sujet, j'en ai bêtement créé un nouveau ici

Je n'ai pas dit qu'il y avait ta réponse mais juste que ça pouvait être une suite...

Je pense qu'il faut laisser chacun face à ses responsabilités : les phobiques de la planification doivent assumer les conséquences de leur phobie.

Moi, je gère en priorité les desideratas des patients anciens (je lutte de plus en plus contre ces rééducations sans fin prédéterminée), et "fiables". Ensuite, on comble comme on peut, dans le respect des contraintes de chacun. Et quand il n'y a plus de place, ben on fait patienter quelques semaines le temps qu'une place se libère.

Après, si tu prends plus de patients en bilan que tu ne peux en prendre en rééducation, ça, c'est autre chose et toi seule peut savoir comment expliquer la situation aux patients.

Evi a écrit:Je n'ai pas dit qu'il y avait ta réponse mais juste que ça pouvait être une suite...

Oui, j'avais bien compris , je t'expliquais juste pourquoi je n'avais pas écrit à la suite de ce sujet et que j'en avais créé un nouveau
la réponse à ce "pourquoi?", c'est que je n'ai pas réfléchi, donc
Donc comme disent les power rangers ou je ne sais plus qui : FUSION!

Padmasana a écrit:si tu prends plus de patients en bilan que tu ne peux en prendre en rééducation, ça, c'est autre chose et toi seule peut savoir comment expliquer la situation aux patients.

Ben voilà, c'est justement ça le problème :  j'ai quand même quasi 50% de patients qui prennent généralement 3 mois de vacances, ça veut dire que j'aurais plein de créneaux libres pendant 3 mois, que je ne devrais pas proposer pas à ceux de la liste d'attente (qui sont tous urgemment urgents, d'après les patients, bien sûr) parce que je ne suis pas sûre de pouvoir caser tout le monde à la rentrée? ça m'embête un peu je dois dire... Et si je remplis effectivement mon emploi du temps cet été, et que les anciens arrivent à la rentrée sans que je ne puisse leur proposer de créneau (ce que je leur aurais préalablement expliqué bien sûr, je leur dis chaque année mais sans liste d'attente, ça n'a pas posé de problème jusqu'à maintenant), qu'en fais-je de ces anciens? Je les remets sur liste d'attente? En priorité ou en bout de liste?

C'est tout le problème de l'été...et des vacances en général...

Hello trois_bulles et tous,

Voilà comment je procède :

1/ Tous les patients (anciens ou nouveaux) qui ont déjà un créneau prévu pour la rentrée : Je leur dis que je garde le créneau prévu jusqu'au 15 septembre maximum et qu'au delà, sans appel de leur part, je ne garantis plus rien.
2/ Les nouveaux qui appellent pour la première fois pendant les vacances d'été et qui tiennent absolument à faire le bilan initial avec moi, suivi éventuellement, si pathologie, de quelques séances en juillet par exemple : Je leur dis que, si on ne parvient pas à réserver tout de suite un créneau pour la rentrée, je ne peux leur garantir une place rapidement après la rentrée et je leur demande, après le bilan et les éventuelles premières séances "de l'été", de m'appeler après le 15 septembre pour voir comment procéder.
3/ Pour les nouveaux qui appellent après la rentrée et avant le 15 septembre : je leur conseille d'essayer d'appeler des collègues ou, s'ils le désirent, de me rappeler après le 15 septembre pour voir s'il me reste des créneaux qui étaient réservés avant la rentrée mais qui n'ont pas été "validés"...

Voilà, dans l'attente d'autres procédures/avis...

Personnellement, je différencie :
- ceux qui arrêtent 3 mois juste parce qu'ils en ont envie, parce que c'est l'été, etc. : eux, pour moi, c'est un arrêt, ou une pause thérapeutique, je leur dis éventuellement de me rappeler s'ils pensent qu'ils faut reprendre, mais que cela peut prendre un peu de temps avant de retrouver un créneau (par contre je les prends dès que possible qd un créneau s libèrent, ils ne retournent pas à la fin de la liste)
- ceux qui sont absents une bonne partie de l'été car en vacances ailleurs et qui donc ne peuvent vraiment pas venir (ceux-là en général sont absents un mois et demi à 2 mois) : je leur donne un rdv à la rentrée. Si absent au premier rdv, j'attends la semaine suivante, et après je considère le créneau comme libre

Ensuite, je propose souvent 2 voire 3 rdv à des enfants que je suis déjà pdt le mois de juillet, ça comble. Je fais qq bilans, ce qui fais qu'au final le mois de juillet est loin d'être vide, même si un peu moins chargé (et tant mieux!). Au mois d'Août, je pars en vacances, donc je ne sais pas.

En tous cas, depuis 2 ans, je donne en juin une feuille à tous les parents, leur expliquant qu'il est important de poursuivre dans la mesure du possible pdt les vacances, et leur demandant leurs dispo, pour leur donner des rdv qui les arrangent. Comme ça, je me fais un emploi du temps nickel, et aux sentent qu'il est important de venir, d'autant que je fais ce que je peux pour les arranger au mieux. Depuis que je fais ça, j'ai bcp plus de rdv en juillet.

Je fais à peu près comme Chipy. Les années précédentes, je faisais des bilans fin juin pour des patients dont j'estimais qu'ils n'auraient pas besoin d'une rééducation longue (type retard de parole isolé, trouble articulatoire, paralysie faciale, déglutition atypique...), je les prends en intensif pendant l'été et je les revois pour contrôle sur les petites vacances scolaires suivantes. Cela fonctionne très bien sur ce type de pathologies, mais ça implique donc de réussir à cibler correctement lors de l'entretien au téléphone. Je me suis parfois trompée, et dans ce cas là, j'assume et je les ajoute en plus sur mon planning de septembre...
Bon ça, c'était les autres année... Maintenant j'ai tellement de pathologies lourdes que je suis contente de souffler un peu pendant les vacances )

pour ceux que cela intéresse, voici le courrier que je donne aux patients :

Pour les plus motivés et disponibles d’entre vous, compte tenu des absences durant cette période, il devrait m’être possible d’ajouter une séance supplémentaire, je me permettrai d’en parler avec vous si j’estime que cela peut être bénéfique pour la prise en charge car certaines rééducations ne nécessitent pas la multiplication des séances. Si je ne vous en parle pas et que vous souhaitez en bénéficier, merci de m'en parler au début d’une séance afin que l’on discute ensemble.

Semaine du 6 au 12 juillet : lundi mercredi jeudi


Semaine du 13 au 19 juillet : mercredi jeudi

Semaine du 20 au 26 juillet : lundi mercredi jeudi


Semaine du 27 juillet au 31 juillet : lundi mercredi jeudi


Semaine du 3 au 9 août : cabinet fermé, pas de prise en charge


Semaine du 10 au 16 août : cabinet fermé, pas de prise en charge
Semaine du 17 au 23 août : cabinet fermé, pas de prise en charge
Semaine du 24 août au 30 août : cabinet fermé, pas de prise en charge
Semaine du 1^er au 7 septembre : Reprise le 2 septembre.
Pour les patients dont le RDV de reprise n'est pas fixé, merci de me recontacter avant le 5 septembre, faute de quoi je ne pourrai vous garantir un créneau de prise en charge.

Pas mal ça! Merci Alain! Et pour ceux qui s'absentent tout l'été tu fais comment alors? Tu leur gardes leur créneau pour septembre?

salomeslalome a écrit:Pas mal ça! Merci Alain! Et pour ceux qui s'absentent tout l'été tu fais comment alors? Tu leur gardes leur créneau pour septembre?

Oui car dans ce cas, il s'agit du 1/ avec créneau théorique prévu pour les maternelles et les primaires. Et, pour ceux qui ont une activité sportive ou artistique ou autre susceptible de changer de jour ou encore pour ceux qui sont au collège ou au lycée avec un nouvel emploi du temps à venir : leur ancien créneau reste réservé jusqu'au 15 septembre et ensuite on fait "au mieux"...

Ah oui, pardon, je n'avais pas vu ton message précédent!

Super, merci pour vos réponses, j'y vois un peu plus clair. D'ailleurs je n'avais pas pensé à mettre les patients présents en été en mode "intensif", c'est fou j'ai l'impression de manquer de mobilité de pensée depuis que j'ai commencé cette liste d'attente, c'est grave docteur?

Et du coup, hors été, quand un ancien vous rappelle pour reprendre après arrêt thérapeutique, il passe en tête de liste d'attente, c'est ça?

L'année passée, j'ai gardé une grande quantité de créneaux fixes pour la rentrée. Beaucoup n'ont finalement pas été repris par les patients (l'orthophonie n'était plus au gout du jour, l'horaire de foot / danse / théâtre / macramé / peinture sur doigts avait changé, etc, etc...) et ça été très compliqué à gérer.
Cette année, je demande aux parents de me téléphoner à la rentrée, et j'explique que ce sera au premier qui appelle. On verra si c'est plus simple...
Pendant l'été, j'ai beaucoup de bilans en attente, et je vais intensifier plusieurs situations. Je ne le propose qu'aux patients très motivés, j'ai eu trop de lapins l'été passé... et les lapins pendant l'été, ça me rends comme ça

Je ne veux pas refaire tout le débat, mais je fais du flux tendu ("mode dispo ou rappelez dans quelques semaines ce n'est pas possible pour l'instant"), et j'en suis très content.

Je fais 3 à 4 bilans hebdos sur les absences planifiées et cela marche très bien comme cela. Les listes d'attente, bof, trop de soucis de gestion téléphonique, de trucs à promettre quand on ne sait pas. En plus, les gens appellent tous les cabs et on a la même.

Salut le coiffeur !

Ça me semble difficile à gérer les bilans sur les absences planifiées : Pour moi, je prévois un créneau de deux heures pour un bilan de LO ou de LE, par exemple. Ça veut dire, pour des séances de 30 minutes annulées avec appels préalables des futurs absents, qu'il me faudrait, non seulement quatre absents mais en plus que ces quatre absents se suivent sur mon planning.
Je suis absolument persuadé que cela ne sait jamais produit depuis que j'ai commencé à exercer... Et ça fait un petit moment déjà...

Je fractionne l'AMO 24 sur deux ou trois RDVs selon le cas, sur 30 minutes impossible effectivement de boucler un bilan digne de ce nom. Le bilan met donc 15j / 3 semaines chez moi, et après on diffère quelquefois le début de la PEC. C'est gérable, si l'enfant est petit et que la séparation n'est pas acquise, la famille a un peu de temps pour se préparer.

Eh bien, je te félicite de pouvoir gérer ainsi (et couper aux ciseaux ) 3 ou 4 bilans hebdos sur 2 ou 3 semaines avec des créneaux libérés par des absents patients. Chapeau bas !

Si je ne peux pas, je dis non aimablement quand même, appelez aux prochaines vacances.

Je suis admirative des fluxeurs tendus, je sais pas comment vous faites, moi j'ai vraiment du mal à me l'imaginer sereinement. La perspective des 50 appels mensuels des sur-motivés et de devoir leur refuser à chaque fois parce que ça se libère pas tous les jours non plus, je pense que ça me mettrait 10x plus la pression qu'une liste d'attente (sur un cahier dans mon tiroir : loin des yeux, loin de la cervelle...), et que ces appels pollueraient beaucoup trop ma journée.

Et en tant que patiente, je n'apprécierais pas hyper que la chance (appeler pile au bon moment) ait autant son rôle à jouer dans la prise en charge. Je dois avoir du sang anglais, mais faire la queue pour entrer quelque part me parait plus naturel que d'espérer passer devant la porte pile au moment où elle s'ouvre.

+1

Toutes les belles rencontres sont faites de chance.